Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass die meisten Tierheime ein eigenes Dokumentationsformular benötigen. Das bedeutet, dass Sie eine Dokumentvorlage für Ihr Tierheim entwerfen und sicherstellen müssen, dass sie für Mitarbeiter und Freiwillige leicht zugänglich ist. Sie müssen eine Vorlage entwerfen, die leicht zu befolgen ist, damit sich die Mitarbeiter nicht mit Papierkram aufhalten, sondern alles, was sie tun müssen, in einem einzigen Dokument dokumentieren können. Sie können zum Beispiel Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten sowie den Namen des Tierheims und dessen Standort angeben.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentvorlage für alle, die sie benötigen, leicht zugänglich ist. Am besten verwenden Sie dazu eine Cloud-basierte App wie Google Drive oder Dropbox. Die Arbeit mit einem lokalen Speichermedium kann zu Verwirrung und Problemen führen, die dazu führen können, dass Ihr Tierheim an arbeitsreichen Tagen Zeit verliert, wenn Sie es am wenigsten erwarten.

Hier sind einige Tipps, wie Sie eine gute Dokumentvorlage für Ihr Tierheim erstellen können:

Kennen Sie Ihr Zielpublikum:

Um die perfekte Dokumentvorlage zu erstellen, müssen Sie genau wissen, wer sie ausfüllen wird. Da dieses Dokument regelmäßig von Freiwilligen und Mitarbeitern verwendet wird, müssen Sie sicherstellen, dass es für alle zugänglich ist. Wenn Sie zum Beispiel häufig Freiwillige aus dem Ausland haben, deren Muttersprache nicht Englisch ist, kann es sein, dass einige Informationen in der Dokumentvorlage ohne zusätzlichen Kontext unklar sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Freiwilligen wissen, dass sie sich an Sie wenden können, wenn sie Probleme beim Ausfüllen der Dokumentvorlage haben.

Wissen, welche Informationen Sie benötigen:

Um die perfekte Dokumentvorlage zu erstellen, ist es wichtig zu wissen, welche Informationen Sie in Ihrem Dokumentationsformular für das Tierheim benötigen. Wenn Sie genau wissen, was Sie dokumentieren müssen, wird es einfacher sein, die perfekte Dokumentvorlage zu erstellen. Die einfachste Form der Dokumentation ist oft nur eine Liste mit dem Namen Ihres Hundes, dem Datum und der Uhrzeit seiner Adoption und dem Adoptionsgeber.

Sie können auch Informationen wie den Stammbaum und den Gesundheitszustand des Hundes angeben. Um die Sache zu vereinfachen, können Sie diese Informationen auf einer Seite in einem Formular zusammenfassen. Wichtig ist, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind, aber keine unnötigen Angaben gemacht werden, die Ihre Freiwilligen oder Mitarbeiter verwirren könnten.

Gestalten Sie das Layout:

Halten Sie es einfach. Eine einfache Vorlage ist oft die beste Option, vor allem, weil Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass sie zu auffällig ist. Sie wollen Ihre Mitarbeiter oder Freiwilligen nicht mit einem Haufen unnötiger Designs ablenken. Allerdings müssen Sie auch darauf achten, dass Ihre Vorlage alle notwendigen Informationen enthält. Wenn Sie es vorziehen, ein Bild im Hintergrund einzufügen, achten Sie darauf, dass es relevant ist und nicht von den wichtigen Informationen auf Ihrem Formular ablenkt.

Wenn möglich, sollten Sie in jedem Abschnitt Ihrer Dokumentvorlage Informationen zu bestimmten Punkten angeben. Namen und Daten sind in der Regel wichtig für diesen Zweck, aber stellen Sie sicher, dass Sie in bestimmten Abschnitten angeben, was diese Namen bedeuten. Sie können ganz einfach Tools verwenden, die Ihnen dabei helfen, kostenlos und mühelos Urkunden vorlagen zu erstellen.

Schriftart:

Sie sollten diese Vorlage mit sehr klaren und gut lesbaren Schriftarten gestalten. Die meisten Schriftarten sehen gleich aus, deshalb müssen Sie darauf achten. Sie möchten sicherstellen, dass die Person, die Ihre Vorlage ausfüllt, diese auch lesen kann und nicht durch durcheinander gewürfelte Buchstaben oder Text in einer seltsamen Schriftart verwirrt wird.

Haben Sie ein Thema:

Wenn Sie Ihre Dokumentvorlage entwerfen, sollten Sie ein bestimmtes Thema im Kopf haben. Vielleicht möchten Sie Ihr Logo oben auf jeder Seite einfügen oder eine Art Kopfzeile erstellen, damit die Seite leichter als die Ihres Tierheims zu erkennen ist. Sie könnten sogar etwas von der Hunderasse einbinden, auf die Sie sich konzentrieren, wenn das in irgendeiner Weise relevant ist.

Vergessen Sie die Farbe nicht:

Die Farbe ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Erstellung der perfekten Dokumentationsvorlage für Ihr Tierheim. Sie müssen darauf achten, welche Farben am besten zusammenpassen und welche Farben für Menschen mit unterschiedlicher Farbenblindheit leicht zu erkennen sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Erstellung der perfekten Dokumentvorlage für Ihr Tierheim Zeit und Mühe erfordert. Es ist definitiv etwas, in das Sie etwas Mühe investieren müssen. Egal, ob Sie ein Hundebesitzer oder ein Hundeliebhaber sind, der Prozess kann sich lohnen und den Unterschied ausmachen, wenn es um das Gedeihen Ihres Tierheims geht.